Dichiarazione sulla protezione dei dati personali

2. Trattamento dei dati personali

2.1 Definizione

Per dati personali si intendono tutte le informazioni che riguardano una persona determinata o determinabile. L'interessato è la persona della quale vengono trattati i dati personali. Il trattamento comprende qualsiasi elaborazione di dati personali, indipendentemente dai mezzi e dalle modalità utilizzati, in particolare conservazione, divulgazione, ottenimento, acquisizione, cancellazione, memorizzazione, modifica, distruzione e utilizzo di dati personali.

2.2 Basi giuridiche

Trattiamo i dati personali in conformità del diritto svizzero in materia di protezione dei dati, in particolare della Legge federale sulla protezione dei dati (LPD) e dell’Ordinanza relativa alla legge federale sulla protezione dei dati (OLPD).

Trattiamo i dati personali – se e nella misura in cui è applicabile il Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) – in conformità di almeno una delle seguenti basi giuridiche:

• 6 cpv. 1 lett. a RGPD per il trattamento dei dati personali con il consenso dell’interessato.
• 6 cpv. 1 lett. b RGPD per il necessario trattamento dei dati personali per l’esecuzione di un contratto con l’ONG interessata.
• 6 cpv. 1 lett. f RGPD per il necessario trattamento dei dati personali per la tutela degli interessi legittimi nostri o di terzi, salvo che prevalgano le libertà, i diritti e gli interessi fondamentali della persona interessata. Gli interessi legittimi sono in particolare il nostro interesse a poter fornire le prestazioni concordate.
• 6 cpv. 1 lett. e RGPD per il necessario trattamento dei dati personali per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico.

2.3 Natura, portata e finalità

Trattiamo i dati personali necessari per fornire i nostri servizi in modo permanente, sicuro e affidabile. Tali dati personali possono rientrare nelle categorie dei dati costitutivi e di contatto, dati di conti bancari delle ONG per eventuali accrediti, dei dati del browser e dei software utilizzati.

Trattiamo i dati personali per il periodo di tempo necessario per la/le finalità corrispondente/i o in conformità di quanto previsto dalla legge. I dati personali il cui trattamento non è più necessario sono resi anonimi o cancellati. I soggetti di cui trattiamo i dati hanno il diritto di chiedere la modifica o la cancellazione dei loro dati che sarà definitiva una volta trascorso il periodo di backup dei dati (massimo 6 mesi).

Trattiamo i dati personali solo previo consenso dell’interessato, a meno che il trattamento non sia consentito per altri motivi legali (ad esempio per adempiere a un contratto con l’interessato).

In questo contesto, elaboriamo in particolare le informazioni che una persona interessata ci trasmette volontariamente e personalmente quando ci contatta – ad esempio via posta, e-mail, social media o telefono – o quando mette a disposizione i propri dati di contatto in relazione a una ONG.
Ad esempio, tali informazioni possono venir registrate in una rubrica, in un sistema CRM (Customer Relationship Management) o con strumenti simili. Quando un utente ci trasmette dati personali relativi a terzi, sarà tenuto a garantire la protezione dei dati nei confronti di tali terzi e ad assicurare l’esattezza di tali dati personali trasmessi. I dati personali trasmessi alla FOSIT non verranno inoltrati esternamente senza previo consenso dell’interessato.

Trattiamo altresì i dati personali che riceviamo da terzi, che otteniamo da fonti pubblicamente accessibili o che raccogliamo nell’ambito della fornitura dei nostri servizi, se e nella misura in cui tale trattamento è consentito dalla legge.

I dati personali derivanti dalle candidature saranno trattati solo nella misura in cui sono necessari per la valutazione dell’idoneità a un rapporto di lavoro o per la successiva esecuzione di un contratto di lavoro. Una volta terminato il periodo di selezione, i dati delle persone non selezionate verranno cancellati. Qualora dovesse essere possibile una futura collaborazione e su previa richiesta all’interessato, i dati di contatto della persona verranno salvati nel CRM.

Per questioni amministrative e contabili, i dati personali delle persone assunte verranno conservate per un massimo di 10 anni dalla fine della collaborazione.

2.4 Trattamento di dati personali da parte di terzi, anche all’estero

Ci avvaliamo di servizi terzi per il funzionamento di alcuni servizi e per questo motivo, possiamo incaricare terzi del trattamento dei dati personali e dell’elaborazione degli stessi. Garantiamo un’adeguata protezione dei dati anche presso questi servizi anche se non sono basati in Svizzera o in Europa. In via eccezionale, tali terzi possono trovarsi in un Paese che non dispone di un’adeguata protezione dei dati, a condizione che siano soddisfatti i requisiti di protezione dei dati.

2.5 Uso di immagini

Al giorno d’oggi, il Diritto Svizzero non contempla nessun articolo sul “Diritto alla propria immagine”. Tuttavia ogni persona ha il diritto di decidere se utilizzare effettivamente immagini che la rappresentano e in quale contesto. In questo senso, durante gli eventi da lei organizzata la FOSIT chiederà alle persone presenti la firma della “liberatoria per l’uso di immagini personali e si asterrà di ritrarre fotograficamente le persone che non dovessero sottoscriverla.

Le immagini verranno poi registrate nei Database della FOSIT ed eventualmente pubblicate sul sito della Federazione o sulle sue pagine Social.

La FOSIT si permetterà però di utilizzare immagini ritraenti persone scattate durante eventi e manifestazioni a condizione che la o le persone raffigurate non siano messe in rilievo, bensì percepite come appartenenti al gruppo di persone. In questi casi non sussiste alcuna lesione del diritto.

3. Diritti degli interessati

Gli interessati di cui trattiamo i dati personali godono dei i diritti previsti dalla legge svizzera in materia di protezione dei dati. Essi comprendono il diritto all’informazione, nonché il diritto di rettifica, cancellazione o blocco dei dati personali trattati.

3.1 Cancellazione dei dati e periodo di conservazione

I dati personali registrati verranno cancellati non appena lo scopo per il quale sono stati memorizzati non sarà più valido. È possibile richiedere la cancellazione dei propri dati personali inviando un’email a . La cancellazione definitiva dei dati avviene alla scadenza dei periodi di conservazione previsti (massimo 6 mesi). Tuttavia, questi possono venir prolungati da eventuali motivazioni ufficiali.

3.2 Conservazione e sicurezza dei dati

I vostri dati sono trattati in modo confidenziale. Utilizziamo precauzioni tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati da perdite e manipolazioni e dall’accesso non autorizzato di terzi (password modificate periodicamente, doppia identificazione)

3.3 Processo decisionale automatizzato in singoli casi, compresa la profilazione

Nel trattamento dei dati personali non vengono prese decisioni automatizzate e non vengono eseguite profilazioni.

3.4 Link esterni indicati sul sito www.fosit.ch

La presente dichiarazione sulla protezione dei dati non si applica ai siti web ai quali è possibile accedere tramite un link presente sul sito web della Federazione. La FOSIT non si assume quindi nessuna responsabilità in merito e si prega di fare riferimento alla dichiarazione sulla protezione dei dati del sito web in questione.

4. Database utilizzati e ubicazione dei server

La FOSIT si avvale di servizi di terzi per fornire i servizi in modo permanente, sicuro e affidabile. Per permettere al proprio team di collaborare in modo sicuro, la FOSIT registra i propri documenti di lavoro sul Database Dropbox, su server basati in Europa. Questo servizio è conforme agli standard GDPR e si impegna a garantire in qualsiasi momento la sicurezza e la protezione dei dati dei propri utenti in linea con i requisiti legali e le best practice. Conformemente al proprio impegno nei confronti degli utenti, Dropbox si impegna a fondo per garantire la conformità di Dropbox al GDPR (compresa la nomina di un responsabile della protezione dati, la riorganizzazione del programma sulla privacy per garantire che gli utenti possano esercitare i propri diritti di titolari dei dati, la documentazione delle attività di trattamento dei dati e il rafforzamento dei processi interni in caso di violazioni della sicurezza.  Dropbox continua ad apportare modifiche per assicurarsi che, a mano a mano che le autorità responsabili della protezione dati pubblicano nuove linee guida, i processi e le pratiche siano conformi o superiori a componenti specifici delle nuove regole.) Per maggiori informazioni:

https://help.dropbox.com/it-it/security/general-data-protection-regulation

4.1 Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative congrue e adeguate per garantire la protezione e in particolare la sicurezza dei dati. Tuttavia, nonostante tali misure, il trattamento dei dati personali in Internet può sempre presentare lacune di sicurezza. Non possiamo pertanto garantire la sicurezza assoluta dei dati.

Sicurezza DB FOSIT

• Come indicato prima, la FOSIT si avvale dei servizi Dropbox per la registrazione dei propri documenti di lavoro su server Europei. Per mantenere un alto livello di sicurezza, Dropbox ha sviluppato più livelli di protezione:
• I file di Dropbox archiviati sono crittografati con AES (Advanced Encryption Standard) a 256 bit
• Per proteggere i dati in transito tra le app Dropbox e i server, Dropbox utilizza la tecnologia Secure Sockets Layer (SSL)/Transport Layer Security (TLS). Questa tecnologia SSL/TSL crea un tunnel sicuro protetto da crittografia AES (Advanced Encryption Standard) a 128 bit o superiore
• Le applicazioni e l'infrastruttura di Dropbox vengono periodicamente testate per individuare eventuali vulnerabilità e costantemente potenziate per aumentarne la sicurezza e proteggerle da attacchi
• Al momento dell'accesso degli utenti viene effettuata la verifica in due passaggi per un ulteriore livello di sicurezza
• I file pubblici sono visibili solo dalle persone in possesso dei relativi link